干貨：對于工作分析的前提與三個階段
工作分析是對工作進行整體分析，以便確定每一項工作的7個標準：1、誰來做；2、做什么；3、什么時間做；4、什么地方做；5、怎么做；6、為什么做；7、為誰做。分析的結(jié)果或直接形成工作說明書，它把所分析的職責、權限、工作內(nèi)容、工作程序、方法、執(zhí)行標準、任職資格等信息以文字形式記錄下來，以便管理。
一、工作分析的前提條件
企業(yè)里有關組織結(jié)構已確定，并具有相對hr369.com穩(wěn)定性；在組織結(jié)構基礎上，工作流程及部門責任已確定；因此，在進行工作分析前，首先要進行組織機構調(diào)整和部門責任和部門職位的確定。
二、工作分析的三個階段
(一) 準備階段
1、建立工作小組，并制定工作分析計劃
建立工作分析小組。小組成員通常由分析專家構成。所謂分析專家，是指具有分析專長，并對組織結(jié)構及組織內(nèi)各項工作有明確概念的人員。一旦小組成員確定之后，賦予他們進行分析活動的權限，以保證分析工作的協(xié)調(diào)和順利進行。
如果企業(yè)內(nèi)部沒有工作分析方面的專家，最好從外部聘請有關專業(yè)人事作為工作小組顧問。工作分析涉及企業(yè)內(nèi)所有部門，只有得到各部門充分重視和支持才能順利完成任務。所以最好建立由最高領導牽頭，各部門主要領導參與的領導小組，在領導小組下再設具體操作的工作小組。工作小組由人力資源部部分成員及各主要部門人員組成。工作分析實施計劃的制定，應根據(jù)公司需要、任務量。
2、明確工作分析的總目標、總?cè)蝿铡８鶕?jù)總目標、總?cè)蝿?，對企業(yè)現(xiàn)狀進行初步了解，掌握各種數(shù)據(jù)和資料。
3、明確工作分析的目的。有了明確的目的，才能正確確定分析的范圍、對象和內(nèi)容，規(guī)定分析的方式、方法，并弄清應當收集什么資料，到哪兒去收集，用什么方法去收集。
4、明確分析對象。為保證分析結(jié)果的正確性，應該選擇有代表性、典型性的工作。
5、建立良好的工作關系。為了搞好工作分析，還應做好員工的心理準備工作，建立起友好的合作關系。
(二) 調(diào)查階段
分析人員應制定工作分析的時間計劃進度表，以保證這項工作能夠按部就班的進行調(diào)查。同時搜集有關職位的相關信息。這一階段包括以下幾項內(nèi)容：
1、選擇信息來源。信息主要來源于：工作執(zhí)行者本人、管理監(jiān)督者、顧客、分析專家、職業(yè)名稱辭典以及以往的分析資料。
2、選擇收集信息的方法和系統(tǒng)。信息收集的方法和分析信息適用的系統(tǒng)由工作分析人員根據(jù)企業(yè)的實際需要靈活運用。
3、調(diào)查方法及工具
目前企業(yè)采納最多的是：將問卷調(diào)查法和訪談法結(jié)合起來使用。這主要是因為這兩種方法實施程序較簡單，并可在短期內(nèi)得到所需信息。調(diào)查問卷的選擇和修改問卷調(diào)查法在西方發(fā)達國家已發(fā)展成為一套完備的系統(tǒng)。
問卷調(diào)查內(nèi)容主要有：1.本職位設置的目的是什么？2.按順序列舉說明本職位的工作責任及其重要性。每日必做的以及完成此任務花費時間的百分比。一定時期必做的工作以及完成該任務的時間百分比。偶爾要做的工作以及完成該任務的時間百分比。3.對于本職的工作來說，哪些教育或知識是必須的？4.本職位要求任職者具備哪些經(jīng)驗？哪些經(jīng)驗是必須的？如：需要3－5年的相關工作期或在職培訓期等。5.任職者負擔的管理職責有哪些？每項工作所花費時間的百分比是多少？6.本職位的工作者有哪些聯(lián)系？在描述這些聯(lián)系時，要考慮這些聯(lián)系是怎樣建立的？在部門內(nèi)部還是部門外部?聯(lián)系次數(shù)是否頻繁？聯(lián)系中包括信息搜集判斷，還是僅僅作為一種服務形式？哪些聯(lián)系對部門有用？7.本職位需要接受哪些監(jiān)督和管理？接受的程度如何？如在職者的工作簡單重復進行，工作處于明確、具體的指導下；任職者可以自主地確定工作目標，績效標準只需與他人協(xié)商即可，不需征得上級同意。8.任職者獨立決策的權限與范圍有多大？他作出的決定是否要他人審核？如果要，那么由誰審核？9.最容易犯的錯誤有哪些？10.任職者是否要對一些數(shù)據(jù)加以保密?11.描述工作順利進行時必需的生理條件，物理條件。12.心理方面要求？13.所使用的機器或設備。14.補充說明。
4、工作分析小組操作程序的培訓
由專家對工作分析的特點進行講解；引導和控制進行統(tǒng)一規(guī)定；并對有疑義的地方進行討論。問卷調(diào)查方法一定要讓受調(diào)查者明確調(diào)查目的，讓他們放心地反映真實情況；避免對受調(diào)查者施加壓力。在填寫問卷前要與受調(diào)查者建立良好合作關系，以獲得他們的支持。這要求主持人熱情、耐心、細致地回答和解釋受測者所提出的問題。由于問卷較長，受調(diào)查者在填寫過程中會出現(xiàn)煩躁情緒，容身影響認真作答。訪談分為三類：對每個員工進行個人訪談；對做同種工作的員工群體進行訪談；對完全了解被分析工作的主管人員進行訪談。
(三) 分析階段
工作分析就是審查、分析企業(yè)某個工作有關的信息的過程。也就是說，該階段包括信息的整理、審查、分析三個相關活動，是整個工作分析過程的主要部分。
1、工作名稱，該名稱必須明確，使人看到工作名稱，就可以大致了解工作內(nèi)容。
2、編制，同一工作所聘用工作人員的數(shù)目和性別，應予以記錄。
3、部門，是顯示工作所在的單位及其上下左右的關系，也就是說明工作的組織位置。
4、職責，就是這項工作的權限和責任有多大。
5、知識技能，是為圓滿完成某項工作，工作人員應具備的實際知識。這種知識應包括任用后為執(zhí)行其工作任務所需獲得的知識，以及任用前已具備的知識。
6、素質(zhì)要求，智力要求指在執(zhí)行過程中所需運用的智力，包括判斷、決策、警覺、主動、積極、反應、適應等。
7、職務說明書的編寫
（1）小組對問卷和訪談結(jié)果進行總體統(tǒng)計、審核、評估，針對同一職位但回答差異很大的項目進行商議，以取得統(tǒng)一意見。
（2）由工作小組全體成員討論制定職務說明書的編寫規(guī)范。如按行政和業(yè)務分類展開工作職責和內(nèi)容；
（3）職務說明書的編寫最好在一個固定的辦公地點由小組成員統(tǒng)一進行，以便于及時溝通。
（4）每個成員側(cè)重編寫本部門或個人最為熟悉的職務說明書；一個部門完成后再進行下一個部門。
（5）定期、定時進行全組成員溝通，以便及時糾正偏差。
（6）每個成員在編寫過程中要及時與相應部門主管及相應職位工作執(zhí)行人進行溝通，使職務說明書盡可能與職位的實際情況。
（7）調(diào)查完一個部門之后，職務說明書的編寫便可開始；同時再對另一個部門展開調(diào)查。
三、總結(jié)與修改
工作小組對完成的職務說明書進行審核、匯總后向領導小組匯報。如有必要做個別修正和調(diào)整。最后對說明書進行編輯存檔，以備后用。隨著工作性質(zhì)、任務等方面的變化，工作說明書應及時進行修改，以保證其較強的應用性。工作分析是一項技術性很強的工作，需要做周密的準備。同時還需具有與人力資源管理活動相匹配的科學的、合理的操作程序。
